فرایند تعریف پروژه و واگذاری به بخش خصوصی در دستگاه‌های اجرایی کشور، مشکلات فراوانی دارد که در ادامه به اختصار به آن پرداخته خواهد شد.

• عدم تعریف دقیق پروژه

اولین گام برای اجرای پروژه‌ها، تعریف پروژه در قالب سند شرح نیازمندی‌ها (RFP) است. بسیاری از دستگاه‌ها و به خصوص واحدهای فناوری اطلاعات و واحدهای بهره‌بردار، درک دقیق و صحیحی از نیازمندی‌ها ندارند و غالبا پروژه‌ها با سند شرح نیازمندی‌های ناقص آغاز می‌شوند. برخی از دستگاه‌ها در این گام نیز فرایند تدوین سند مذکور را به پیمانکاران یا مشاورین واگذار می‌کنند. پس از آغاز پروژه و بهره‌برداری واقعی است که نیازمندی‌ها دقیق می‌شوند. بنابراین سنگ اول اغلب پروژه‌های فناوری اطلاعات و دولت الکترونیک بد گذاشته می‌شود. علت اصلی اختلافات و دعاوی کارفرمایان و پیمانکاران، عدم تطبیق نیازمندی‌های کارفرما یا سند ارائه شده به پیمانکاران است.

• مشکلات رایج مدل واگذاری کارفرمایی-پیمانکاری

در اغلب پروژه‌ها، سقف بودجه دستگاه برای اجرای پروژه مشخص است. بنا به سند شرح نیازمندی‌ها و سقف بودجه پروژه، مناقصه برگزار می‌شود و پیمانکاران مختلف پیشنهادات خود را ارائه می‌دهند. بسیاری از واحدهای فناوری اطلاعات می‌دانند چه شرکت‌هایی می‌توانند نیازهای آن‌ها را برآورده سازند. اما معمولا از پاکت‌های پیشنهادی پیمانکاران، پیمانکاری انتخاب می‌شود که قیمت پایین‌تری را نسبت به سایرین ارائه داده باشد. رزومه شرکت‌ها قابلیت راستی‌آزمایی ندارد و در اولین قدم، شرکتی انتخاب می‌شود که قیمت پایین‌تر را ارائه داده و لزوما پیمانکار برنده، واجد شرایط و صلاحیت اجرای پروژه را ندارد.

در مدل رایج واگذاری پروژه‌ها به پیمانکاران، نیازمندی‌ها به مرور تغییر می‌کند و پیمانکار با مواردی مواجه می‌شود که در سند شرح نیازمندی‌ها وجود نداشته است. اینجا کم کم مذاکرات قراردادی برای تغییر چارچوب و محدوده‌ی تعهدات پیمانکار و بروزرسانی زمانبندی پروژه و قیمت اجرای پروژه آغاز می‌شود و تمرکز تیم اجرایی کارفرما و پیمانکار معطوف به اعمال تغییرات و تدوین متمم قرارداد می‌شود.

• انتهای پیاده‌سازی پروژه؛ آغاز دغدغه‌های کارفرما

دقیقا زمانی که پروژه وارد فاز بهره‌برداری می‌شود، به انتهای تعهدات پیمانکار برای پیاده‌سازی پروژه رسیده‌ایم؛ جایی که تازه دغدغه‌های کارفرما برای بهره‌برداری پروژه آغاز می‌شود. باگ‌های پروژه در این مرحله نمایان می‌شود. نیازهای جدید از سمت کاربران و ذینفعان اعلام می‌شود و قدم به قدم،‌ پیمانکار نیازمندی‌ها را با قرارداد و متمم آن، متر می‌زند و به نتیجه می‌رسد که چه مواردی مازاد بر قرارداد است. بنا به قواعد مالی دستگاه‌های اجرایی، امکان افزایش قرارداد بیش از یک سقف مشخص ممکن نیست. بنابراین کار در این نقطه قفل می‌شود. تصور همگان پیاده‌سازی پروژه به صورت ناقص است و پیمانکار غالبا بدنام و در نقطه اتهام قرار می‌گیرد. در بیشتر پروژه‌ها، محدودیت در تمدید قرارداد، افزایش سقف قرارداد و مواردی از این قبیل وجود دارد که مستقیما بر عملکرد پروژه‌ها اثر می‌گذارند.

• شریک نبودن پیمانکار در عملکرد مطلوب سامانه

یکی از مشکلاتی که در لایه پشتیبانی و عملکرد مطلوب سامانه‌ها وجود دارد، گره نخوردن نفع پیمانکار به عملکرد مطلوب سامانه‌هاست. در هر صورت مطابق با جدول ارزیابی خطا و حسن عملکرد پیمانکار، مبلغی به پیمانکار پرداخت می‌شود و وی مستقیما از تراکنش‌های سامانه‌های خدماتی بهره‌مند نمی‌شود. نتیجه این امر، دلسردی پیمانکار و پس از مدتی، کاهش کیفیت ارائه خدمت به کارفرماست.

باید به نحوی عمل شود که در سامانه‌هایی که خدماتی هستند و متقاضیان اقدام به خرید خدمت و پرداخت هزینه می‌کنند، به صورت برخط و بر اساس مدل‌های تسهیم درآمد، پیمانکار ذینفع باشد.