مدیران عالی کشور از سطح مدیرکل به بالا، معمولا از دسترسی به دادههای دست اول و بی واسطه محروم هستند! یعنی برای دسترسی به ساده‌ترین گزارش‌ها باید با کارکنان مربوطه صحبت نمود و داده‌ها را دریافت کرد. از سوی دیگر در اغلب سازمان‌ها تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها انجام نمی‌شود و این افراد هستند که مبتنی بر مذاکرات و سلایق و نظرات شخصی اقدام به تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری می‌کنند. ما به دنبال ایجاد نظام حکمرانی داده‌محور و ایجاد زیرساخت اشراف و نظارت برخط و لحظه‌ای برای مدیران عالی هستیم. وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی را به واسطه بیش از ۸ سال همکاری و شناختی که نسبت به داده‌ها داشتیم انتخاب کردیم و اولین مانیتورینگ روم را در این وزارتخانه تحلیل و طراحی و پیاده‌سازی نمودیم.
دغدغه چه بود؟
۱- ایجاد مانیتورینگ روم برای وزیر و معاونین وزیر به منظور اشراف لحظه‌ای و بهنگام بر دادههای حوزه‌های متبوع وزارتخانه
۲- ایجاد هشدارهای مختلف بر روی داده‌ها به طور مثال کاهش تعداد نیروهای بیمه‌پرداز کسب و کارها که در صورت بالا رفتن نسبت کاهش، نشان از تعدیل یا وضعیت مالی نامناسب کسب و کار دارد
۳- مشاهده روندها در حوزه‌های مختلف
۴- دسترسی تصادفی به دادههای کامل یکی از موجودیت‌ها
دغدغه اصلی هم این بود که پس از توسعه این داشبورد، در جلسات شورای معاونین وزارتخانه، وزیر با معاونین بر روی داشبوردها و نمودارها (که آئینه عملکرد بخش‌های مختلف است) صحبت کند و تصمیمات داده‌محور اتخاد شوند.
راهکارها و اقدامات انجام شده
۱- قدم اول این بود که مدیر پیشین فناوری اطلاعات را متقاعد کردیم که در اتاق وزیر یک مانیتور بزرگ نصب کنند تا وزیر در اتاق خودش به داشبوردها و داده‌ها دسترسی داشته باشد. بسیاری از وزرا و مسئولین عالی از دسترسی به داده‌ها محروم هستند و به ناچار مدام در حال گرفتن گزارش‌های کاغذی از زیرمجموعه هستند.
۲- داشبوردهایی که موجود داشتیم را باید در یک بستر قابل دسترس می‌کردیم. این اتفاق افتاد و در یک بستر، داشبوردهای مختلف (هر آنچه داشتیم) را قرار دادیم که قابلیت استفاده تجمیعی فراهم شود.
۳- مبتنی بر نماگرهای فعالیت وزارتخانه، دادههای موردنیاز شناسایی شد
۴- وضعیت موجود بودن و قابل اتکا بودن دادههای موردنیاز در سامانه‌ها بررسی شد و دادههای خوب و موردنیاز احصا شدند
۵- انبار داده وزارتخانه ایجاد شد و دادههای مدنظر در انبار داده وارد شدند
۶- تحلیل و طراحی گزارش‌های مختلف را آغاز کردیم که کدام داده را با چه نموداری و در چه قالبی نمایش دهیم. بیش از ۸۴ مدل نمودار برای نمایش داده‌ها انتخاب کردیم که به فراخور برای هرگزارش از یکی از آن‌ها استفاده کنیم.
۷- در مدت زمان یک ماه، بیش از ۵۵ داشبورد مختلف را تحلیل و طراحی کردیم.
۸- پس از تجربه ناموفق وزارتخانه در استفاده از ابزار Oracle BI در پیاده‌سازی داشبوردها، تمامی داشبوردها را از پایه کدنویسی و توسعه دادیم.
۹- به تمامی نمایندگان مجلس برای مشاهده داشبوردهای مدیریتی دسترسی داده شد.
«نکته مهم»
توسعه مانیتورینگ روم یک فرایند دائمی و پایدار است که نیازمند استمرار در تامین داده و توسعه گزارش‌های مختلف دارد. بنابراین مدیران باید از ابتدا فکر لازم برای پایداری توسعه آن را در ذهن داشته باشند.
برای توسعه و نمایش این قبیل موارد باید صبوری کرد و نباید داشبوردها و گزارش‌ها پیش از نمایش رونمایی شود. توسعه مانیتورینگ روم نیازمند کار عمیق کارشناسی و صبر مدیریتی است.
جمعبندی
۱- مدیران خصوصی و دولتی باید با داده با سازمان و زیرمجموعه خود صحبت کنند و تصمیم بگیرند. بدون داده و تحلیل‌های کارشناسی در قالب داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌ها و آلارم‌های طراحی شده، به ورطه تصمیمات مقطعی و حسی می‌افتند.
مانیتورینگ روم برای چه مجموعه‌هایی مناسب است؟
شرکت‌های بزرگ، هلدینگ‌ها، وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی
راه ارتباطی:
info@eglab.ir
